Bengkulu – Mengenal lebih dalam pengelolahan arsip bersama Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu Meri Sasdi melalui Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu Sardi SE, M.I.Kom, Kearsipan menjadi hal yang sangat penting dalam pengelolahan suatu data baik fisik maupun file dalam suatu instansi khususnya Dinas Perpustakaan Provinsi Bengkulu, Senin (5/2/2023).
Sardi, SE. M.I.Kom Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu mengatakan, “Pengelolahan Arsip ini sistemnya kita terima dari OPD yang menyerahkan arsip kemudian kita buat berita acaranya, arsip yang di kumpulkan di kita itu ada arsip statis dan arsip dinamis.
Arsip statis dikelola ibu Zum sedangkan arsip dinamis dikelola pak Riskan, untuk pelayanan itu ada pak Rozi, pengelolahan arsip itu kita pilah terlebih dahulu yang mana esensinya sudah mencapai 5-10 tahun bahkan lebih sudah kita pilah mana yang arsip statis dan arsip dinamis yang masih layak kondisinya dan tidak layak lagi (butuh pembaruan).
Kemudian kita ajukan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), untuk arsip yang tidak layak lagi seperti arsip yang mencapai 10 tahun keatas dan butuh pembaruan.
Arsip yang dikelola, kita berikan penomoran, setiap box ada penomorannya. Seperti nomor arsip, tahunnya berapa dibuat disitu sehingga memudahkan kita untuk mencari arsip ini sendiri.
Arsip yang kita kelola dan simpan bukan sekedar arsip yang tertulis saja, ada juga foto-foto seperti foto gubernur dan bupati dari yang pertama di kelola Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Provinsi Bengkulu, namun ada juga arsip yang masih banyak belum kita kumpul, tentunya hal ini menjadi tugas kami kedepan tentang pengarsipan beberapa tokoh tokoh di provinsi Bengkulu yang masih belum teragendakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu ini.
“Kita masih berkomitmen mencari data arsip tersebut seperti tokoh-tokoh tim Presedium Pemekaran Provinsi bengkulu dari Sumsel (Sumatera Selatan) 1968 silam dan berkasnya juga masih kita komitmen cari. Kemudian pemekaran Kabupaten Bengkulu Selatan yang pecah menjadi Bengkulu Selatan sendiri, Kaur, dan Seluma. Selanjutnya ada pemekaran Bengkulu Utara, menajdi Bengkulu Utara yang terbagi tiga ada muko-muko, ada Bengkulu Tengah, dan Bengkulu Utara sendiri termasuk Rejang Lebong ada Lebong, Rejang Lebong, dan Kepahiang kita berkomitmen cari dan kita lengkapi dengan bantuan OPD terkait khususnya kabupaten yang mengalami pemekaran, namun ini masih belum terjangkau dikarenakan kawan-kawan dari Kabupaten juga masih belum mengarsipkannya di Dinas Perpustakaan seperti Kabupaten yang terkait juga belum menyerahkannya. Kalau sudah biasanya nanti dibuatkan buku oleh mereka contohnya surat persiapan, maksud dan tujuan pemekaran kabupaten tersebut. Kearsipan ini juga sering dibuat menjadi rujukan baik dari Universitas dan Sekolah, serta mereka juga mau meneliti tentang kearsipan tentang bagaimana cara mengelolanya,” tutup Sardi. (Adv)
